10. Apr 2020

Jamine Ponudic

4 Min.

Onboarding im Home-Office

Die komplette Belegschaft befindet sich im Home-Office. Wie sollen wir in dieser Situation den lang ersehnten Team-Zuwachs onboarden? Geht das überhaupt?

Die ersten Tage im neuen Job sind sehr wichtig, um den Arbeitgeber, die internen Abläufe und vor allem das neue Team besser kennenzulernen. Deswegen arbeiten wir schon seit längerem mit gut durchdachten und strukturierten Onboarding-Prozessen. Unsere Neuzugänge erhalten besonders in den ersten Wochen eine intensive Betreuung.

  • Wir starten mit einer Office-Tour, bei der unsere Neuankömmlinge die Räumlichkeiten und die anderen Teammitglieder kennenlernen.
  • Es folgt die gemeinsame Einrichtung des eigenen Arbeitsplatzes.
  • In diversen persönlichen Gesprächen und Meetings stellen wir uns als Arbeitgeber vor, führen die neuen Mitarbeiter_innen in die Projekte ein und lassen ausreichend Zeit, um sich einzulesen und natürlich einzuleben.

Just try it

Schon vor Wochen wurde uns klar, dass unser Onboarding-Plan derzeit nicht wie bisher umgesetzt werden kann. Dennoch sind alle Beteiligten absolut motiviert, das Beste aus der gegebenen Situation zu machen.

  • Die Einrichtung des Arbeitsplatzes und das Kennenlernen der Teammitglieder erfolgen aktuell über Videoanrufe.
  • Statt eines gemeinsamen Einstandsfrühstücks in der Fusonic-Küche, verabreden wir uns zu einem virtuellen After-Work-Drink am Freitag Nachmittag.
  • Antworten auf klassische Fragen (Wie funktioniert die Zeiterfassung? Wie stelle ich einen Urlaubsantrag? Wie erhalte ich sonstige Benefits?) erhält man beim digitalen Durchblättern unseres Playbooks.
  • Das Logbuch – eine Art Onboarding-Tagebuch, welches von allen neuen Fusonics während des ersten Monats geführt wird – ist jetzt wichtiger denn je.

Pläne ändern sich

Natürlich lässt sich nicht jeder Prozess so einfach in die digitale Welt übertragen.

  • Manche Aufgaben, welche vor allem vom unkomplizierten, persönlichen Austausch leben, können zur Zeit nicht übergeben werden.
  • Es sind viel mehr Vorarbeit und eine noch genauere Planung notwendig, damit der Einarbeitungsaufwand die vorhandenen Ressourcen nicht übersteigt.
  • Leider fallen unkomplizierte Berührungspunkte, wie das Treffen vor der Kaffeemaschine oder der gemeinsame Kick nach der Mittagspause, in dieser Phase weg. Unsere Aufgabe, den persönlichen Kontakt zum Team nicht zu kurz kommen zu lassen, ist daher wichtiger denn je.

Tipps für Führungskräfte, die in den kommenden Wochen ebenfalls neue Teammitglieder begrüßen dürfen

1. Macht es online

Um einen Vertrag zu unterschreiben muss man heutzutage nicht mehr das Haus verlassen. Mit der digitalen Handy-Signatur und dem richtigen Anbieter (wir verwenden hierfür die Handysignatur), kann das mit ein paar Klicks auch von zu Hause aus gemacht werden.

Natürlich muss die Arbeitsplatzausstattung dennoch in der realen Welt ihren Weg zum neuen Einsatzort finden. Die Einrichtung über einen Videoanruf funktioniert unserer Erfahrung nach problemlos. Accounts und Passwörter verwalten wir schon seit mehreren Jahren mit Bitwarden online.

2. Kommunikation

Auch hier gilt es, technische Hilfsmittel richtig zu nutzen. Tauscht euch von Beginn an über Messenger, Taskboards (z.B. „Trello“ oder in unserem Fall „GitLab“) und natürlich über Videoanrufe aus. Wichtig ist, auf allen Seiten ein Bewusstsein dafür zu schaffen, wie besonders die Situation ist und wie verloren man sich gegebenenfalls fühlen kann. Besser man telefoniert einmal zu viel als einmal zu wenig mit dem neuen Teammitglied.

3. Ansprechpersonen

Richtig. Plural.

Noch vor dem ersten Arbeitstag sollte definiert werden, wer die wichtigsten Ansprechpersonen sind und über welche Kanäle sie am einfachsten erreichbar sind. Die Liste der Buddies sollte von fachlicher Unterstützung, über Hilfestellung bei technischen Problemen bis hin zu persönlicher Betreuung bei Fragen und Unklarheiten reichen.

Durch die Verteilung der Ansprechpersonen, wird es für alle Beteiligten einfacher, ihrer neuen Aufgabe gerecht zu werden und ganz nebenbei erhält der Neuzugang Kontakt zu verschiedenen Personen aus den unterschiedlichsten Bereichen.

4. Last but not least: Ein offenes Mindset

Irgendwas läuft nicht wie geplant? Jemand fühlt sich mit einer Situation unwohl? Weder wir noch unsere neuen Mitarbeiter_innen können Gedanken lesen und deswegen sprechen wir Unstimmigkeiten einfach direkt an.

Oft hilft es, sich in die Situation des neuen Teammitglieds hinein zu versetzen und sich zu fragen: Was würde ich mir selbst jetzt wünschen? Und wenn man sich nicht sicher ist, kann man ja einfach fragen.

Wenn ihr zum Thema Onboarding bereits Erfahrungen gesammelt habt – egal in welcher Rolle – und diese mit uns teilen möchtet: Her damit!