21. Nov 2014

Stefanie Zeiler

5 Min.

Social Software kann man installieren, Social Business aber nicht!

Diese 3 - teilige Blogserie beschäftigt sich mit der Frage, welche Rolle ein Social Intranet auf dem Weg zum Social Business spielt, wo seine Grenzen liegen, welche Bedeutung die Unter­nehmenskultur hat und was man bei der Einführung von Social Software im Unter­nehmen beachten sollte. Im ersten Teil geht es viel mehr um die Basis als die Software an sich. Interne Kommunikation ist der Schlüssel für die Mit­arbeiter­zu­frieden­heit in jedem Unternehmen. Wieso Kommunikation für Ihre Mitarbeiter so wichtig ist und welche Bedeutung dem Social Intranet zukommt, werden wir im folgenden ersten Teil erfahren.

Teil 1: Das Betriebsklima ist nur so gut wie die Kommunikation!
Wieso ist interne Kommunikation so wichtig?

Das österreichische Gallup Institut führt jährlich Studien zur Mitarbeiterzufriedenheit durch. Auch letztes Jahr kamen sie wieder zu dem Ergebnis, dass nur jeder 6. Mitarbeiter emotional mit seinem Unternehmen verbunden ist. Einer der häufigsten Gründe für die Unzufriedenheit ist die Unternehmenskommunikation bzw. die nicht vorhandene Kommunikation. Den Mitarbeitern fehlt eine Plattform, auf der sie sich mit Kollegen und Vorgesetzten austauschen können, aktiv ihre Ideen einbringen können oder einfach nur die Möglichkeit haben, andere Beiträge zu kommentieren und somit einen Meinungsaustausch anzuregen.

Wie kann ich meine Leistung verbessern, wenn ich nicht weiß, was ich falsch mache? Wie kann ich mich noch motivieren, wenn ich keine Wertschätzung für geleistete Arbeit erhalte? Konstruktive Kritik hilft zum Verbessern, Lob steigert die Motivation und das Gefühl der Wertschätzung. Mitarbeiter möchten zum Unternehmenserfolg beitragen, das ist aber nur durch eine transparente und dialogorientierte Unternehmenskommunikation möglich.

Eine gut funktionierende Unternehmenskommunikation stärkt die Identifikation des Mitarbeiters mit dem Unternehmen und seinen Aufgabenbereich. Beobachten Sie nicht auch, dass zufriedene Mitarbeiter oder Kollegen mehr Verantwortung für ihre Aufgaben übernehmen und diese mit mehr Sorgfalt, Engagement und Einsatz erledigen? Natürlich fördert es aber auch das Vertrauen des Mitarbeiters in das Unternehmen. Jeder Mitarbeiter ist Botschafter einer Marke. Ist er zufrieden mit seinem Umfeld, dann trägt er dieses positive Gefühl auch nach außen an Kunden, Freunde und Nachbarn. Ist er unzufrieden mit dem Unternehmen und seiner Arbeit, dann hat das automatisch einen negativen Einfluss auf das Image des Unternehmens. Arbeitgeberbewertungsportale wie Kununu sollten nicht unterschätzt werden und können potentielle Mitarbeiter und Bewerber in ihrer Entscheidung stark beeinflussen.

Wie die Einführung eines Social Intranets die Mitarbeiterzufriedenheit steigern kann, sehen wir in den kommenden Abschnitten.

Gallup

Die Zukunft ist vernetzt, digital und mobil.

Wer kennt das nicht. Man kommt nach einem verlängerten Wochenende oder Urlaub zurück ins Büro und macht schon mit so einer leisen Vorahnung den PC an. Dann hat man es schwarz auf weiß - 560 ungelesene E-Mails und ich weiß ganz genau, dass ca. 20-30 E-Mails dabei sind, die wichtige Updates zu meinem Projekt oder Aufgabengebiet beinhalten. Auf der Suche nach diesen Informationen, Dokumenten, Termineinladungen verbringe ich Stunden oder Tage vor dem PC und meine Erholung ist sofort wieder weg.

Genau an diesem Punkt kommen die Stärken eines Social Intranets zum Tragen:

  • effiziente Verteilung von Wissen und Informationen
    Das Social Intranet soll und wird die E-Mail niemals ersetzen, sondern vielmehr Informationen gezielter verteilen, so dass ich diese auf einen Blick erfassen und meinen Aufgaben zuordnen kann.

  • Verfügbarkeit auch auf mobilen Endgeräten und 24/7
    Ein ganz klarer Vorteil des Social Intranets ist, dass ich auf alle Informationen zu jedem Zeitpunkt und an jedem Ort zugreifen kann - egal ob auf Geschäftsreise, beim Kunden vor Ort oder im Home Office - meine Dokumente, Termine, Präsentationen und Dateien stehen mir immer und überall zur Verfügung.

  • interne Vernetzung von Mitarbeitern, Kollegen und Vorgesetzten
    Kollegen, die räumlich getrennt arbeiten, rücken nun näher zusammen und haben dank der Mitarbeiterprofile im Social Intranet auch endlich ein Bild zu der Stimme. Eine räumliche Trennung Ihrer Mitarbeiter spielt keine Rolle mehr, da im Social Intranet virtuelle Räume für Teams und Projektgruppen geschaffen werden und Online Konferenzen eine just in time Kommunikation Ihrer Mitarbeiter und Kollegen garantieren

  • Vernetzung externer Beteiligter mit dem Unternehmen
    Das Social Intranet vernetzt aber nicht nur intern die Mitarbeiter mit dem Unternehmen, sondern auch externe Beteiligte wie Kunden, Partner oder Lieferanten können über externe Workspaces in die jeweiligen Projekträume eingeladen werden. Diese direkte Einbeziehung der Kunden in die Arbeitsabläufe schafft Transparenz und Vertrauen.

  • Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit durch Wissensbündelung
    Natürlich steigert es aber auch die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter, wenn diese nicht mehr täglich mit einer Flut an E-Mails bombardiert werden, deren Beantwortung oft kostbare Zeit raubt, sondern sie künftig selber entscheiden können, welche Informationen für ihren Aufgabenbereich wertvoll sind und welche nicht. Diese Bündelung von Wissen im Social Intranet lässt die bisher vorhandene Meetingkultur in den Hintergrund rücken und schafft den Mitarbeitern Möglichkeiten und Raum, sich wieder auf das Wesentliche zu konzentrieren und durch den aktiven Austausch mit Kollegen, Wissen zu vermehren und die Wertschöpfungskette anzuregen.

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