Vision
Das Team Marketing Services bei Permapack betreut als interne Full-Service-Agentur jährlich über 600 Einzelprojekte für interne Abteilungen. Um die Prozesseffizienz zu steigern, trieb das Team die digitale Transformation der Auftragserfassung voran. Das Ziel war es, fehleranfällige PDF-Vorlagen durch ein durchgängiges, automatisiertes System abzulösen und wertvolle Zeit für kreative Kernaufgaben zurückzugewinnen.
Unser Beitrag
Fusonic begleitete das Projekt ganzheitlich als strategischer Technologie-Partner. Wir übernahmen das Consulting zur Tool-Auswahl und das strategische Prozess-Mapping des Briefing-Workflows. Anschließend verantworteten wir die Logik-Konzeption der Formulare, das technische Setup in Jotform sowie die Automatisierungs-Flows via Microsoft Power Automate. Nach der Integration in SharePoint und Microsoft Teams führten wir die Schulung des Kundenteams zur eigenständigen Administration durch.
Permapack aus Rorschach (CH) ist ein etabliertes Produktions- und Handelsunternehmen. Das Portfolio umfasst Etiketten, flexible Verpackungen, industrielle Klebebänder, Dichtstoffe sowie Gartenbedarf. Die Abteilung Marketing Services fungiert wie eine Full-Service-Agentur für interne Abteilungen und externe Kunden.
Unsere Services
Der intelligente Gated Process
Anstatt ein Softwaresystem von Grund auf neu zu programmieren, haben wir die vorhandenen Microsoft-365-Ressourcen des Kunden clever orchestriert und mit einem Jotform-Formular kombiniert.
Das System agiert als digitaler Qualitätsfilter. Ein Absenden des Projektantrags ist erst möglich, wenn alle Assets vollständig und im exakten Format vorliegen. Zeitaufwändige Rückfragen zu fehlenden Logos, Texten oder falschen Dateiformaten entfallen damit vollständig.
Automatisierte Dateiablage
Nachdem ein Jotform Formular abgeschickt wurde, generiert die Automatisierung im Microsoft Power Automate im Hintergrund vollautomatisch standardisierte Projektordner in der vorgesehenen SharePoint-Struktur.
Outcomes
Tech Highlights
Ein Auszug der Tech-Highlights, die bei der Marketing-Automatisierung wichtig waren.
Neben der Validierung von Dateiformaten und Pflichtfeldern blendet das System je nach Kontext dynamisch zusätzliche Informationsfelder ein. Im Gegensatz zu PDF-Formularen werden nur die benötigten Felder angezeigt.
Microsoft Power Automate verarbeitet alle eingehenden Formulardaten und leitet diese strukturiert an die angebundenen Systeme weiter. So entsteht ein reibungsloser Datenfluss im Hintergrund.
Die Architektur verbindet sämtliche zentralen M365-Komponenten. Dies umschließt die Dateiablage in SharePoint, die Kommunikation in Teams sowie die Aufgabenverwaltung in Planner. Der Verzicht auf externe Drittsoftware sichert eine gewohnte Arbeitsumgebung.
Verwendete Technologien
Hier ist ein Einblick in die Tools und Technologien, die uns bei der Entwicklung unterstützen.
»Die Lösung konnte sofort eingebunden werden und hat bei Marketing Services von Beginn an für einen einheitlichen und deutlich vereinfachten Prozess bei der Bearbeitung eingehender Projektbriefings gesorgt.«
